Déclaration de la politique de confidentialité et de pratiques à Cubic Health

Le programme FACET – une autorisation préalable pour les demandes complexes de médicaments – est administré par Cubic Health Inc. Chez Cubic Health, nous comprenons que la confidentialité est une considération importante pour les répondants de régime, compagnies d’assurances partenaires et tous les membres couverts sous les régimes de prestations que nous rendons service. En tant qu’une organisation fondée en 2003 par des pharmaciens pratiquants, il est exigé que nous suivions un code de déontologie professionnelle qui décrit clairement les principes de protection de la vie privée et de la confidentialité. La protection de la confidentialité a toujours été essentielle dans la manière dont nous conduisons nos affaires.

La présente politique de confidentialité, qui comprend la description de notre politique de confidentialité et de pratiques, énonce nos principes concernant nos pratiques de traitements des renseignements personnels. Les lois canadiennes en matière de protection de la vie privée reconnaissent aux personnes le droit de voir leurs renseignements protégés et aux organismes, comme Cubic Health, le besoin de recueillir, d’utiliser et de divulguer ces renseignements à des fins raisonnables.

Afin de mériter la confiance des répondants de régime, des compagnies d’assurances partenaires et de tous les membres couverts sous les régimes de prestations que nous servons, nous observons les dix (10) principes de confidentialité présentés ci-dessous. Ces principes sont fondés sur la législation fédérale relative à la protection de la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

La gamme de services que nous offrons continue d’évoluer, mais indépendamment de l’évolution de notre entreprise, nous sommes engagés à protéger et à respecter le droit de tous à la vie privée et à la confidentialité.

Responsabilité

Cubic Health est responsable de la protection des renseignements personnels qui sont sous sa garde ou son contrôle. Cette responsabilité s’étend à tous les employés de Cubic Health, quels que soient leurs fonctions ou leurs postes. De plus, nous avons mandaté un chef de la protection des renseignements personnels dans le but de veiller à ce que nos principes de protection des renseignements personnels soient respectés en tout temps.

Détermination des fins de la collecte de renseignements

Cubic Health identifie les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. La collecte de renseignements personnels est nécessaire pour rendre une décision clinique de couverture, pour fournir les informations appropriées à un membre de régime et/ou pour évaluer une demande de révision d’une réclamation particulière.

Cubic Health ne peut, en aucun cas, utiliser ou communiquer des renseignements personnels collectés sans avoir préalablement établi et identifié les fins reliées à ces renseignements et obtenu le consentement de l’individu couvert.

Consentement

Cubic Health recueille, utilise et communique des renseignements personnels seulement avec le consentement de l’individu, sous réserve de certaines exceptions. De telles exceptions sont énoncées dans la Loi et incluent des raisons d’ordre juridique ou médical ou des raisons de sécurité, où il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne concernée. Ce consentement peut être communiqué verbalement, par écrit, par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant autorisé.

Dans certains cas, un représentant autorisé peut prendre la place du membre couvert par le régime. Ceci signifie que l’autre personne possède l’autorité d’agir de la même façon que l’individu en vertu de la Loi. Un représentant autorisé peut être:

• Le tuteur d’un mineur (un mineur qui est sous la garde et la charge de cette personne ou qui prend charge du mineur au quotidien – par exemple, un parent marié, un parent divorcé avec une ordonnance de charge, un tuteur nommé par un tribunal, etc.);
• Un exécuteur testamentaire ou un administrateur successoral de l’individu décédé;
• Un tuteur ou un mandataire d’un adulte à charge;
• Un individu que le particulier autorise par écrit à agir en son nom;
• Un individu agissant dans le cadre d’une procuration accordée par le particulier.

Le consentement quant à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels lié à un individu moins de 18 ans sera obtenu du parent, tuteur ou représentant légal du mineur.

Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Les personnes qui retirent leur consentement vont être avisées des conséquences sur l’admissibilité des services fournis par Cubic Health.

Limitation de la collecte de renseignements personnels

Cubic Health recueille seulement les renseignements personnels nécessaires à des fins professionnelles. Nous ne recueillons pas des renseignements de façon arbitraire.

Le cas échéant, Cubic Health recueillera des renseignements personnels directement des membres du régime. Cependant, il est parfois nécessaire de recueillir des renseignements personnels provenant d’autres sources telles que des médecins (ex. diagnostics et résultats de tests) et des pharmaciens (ex. histoire détaillée pharmacothérapeutique et intolérances ou effets indésirables aux médicaments.) Cubic Health obtiendra le consentement lors de la collecte de ces renseignements.

Toutefois, dans les cas où les renseignements sont recueillis de tierces parties (ex. pharmaciens et médecins), il est présumé que ces parties ont obtenu le consentement de leurs clients avant la divulgation de leur information. Cubic Health n’est pas responsable pour toute information supplémentaire fournie directement à ces parties par les membres couverts. Nous pourrons enregistrer les conversations téléphoniques et nous aviserons le membre à l’avance de tels enregistrements. De plus, même s’ils ne sont pas enregistrés, les appels peuvent être écoutés pour des fins de formation et documentés dans le but d’améliorer le service à la clientèle et de confirmer nos discussions avec les membres couverts par le régime.

Limitation de l’utilisation, de la communication, et de la conservation de renseignements personnels

Les renseignements personnels, sans consentement, ne sont pas utilisés ou communiqués à des tierces parties à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que l’utilisation ou la communication est exigée par la loi.

Cubic Health conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou lorsqu’exigé autrement par la loi.

Des pratiques raisonnables et systématiques seront maintenues dans le but d’assurer que les calendriers de conservation et de destruction sont respectés par rapport aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires. Ces renseignements seront détruits, effacés ou rendus anonymes. Cubic Health utilisera des mesures de sécurité appropriées à la destruction des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires.

Cubic Health ne mène aucune activité qui implique la vente, la négociation, le prêt ou la location de tout renseignement personnel.

Exactitude

Cubic Health déploiera des efforts raisonnables pour assurer que les renseignements personnels des membres couverts sont exacts, complets et à jour, nécessaires pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis. Dans certains cas, Cubic Health dépend des individus pour assurer que certains renseignements comme l’adresse postale, l’adresse électronique ou le numéro de téléphone sont à jour, complets et exacts.

Mesures de sécurité

Cubic Health protégera la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels avec des mesures de sécurités appropriées en fonction de leur degré de sensibilité afin qu’ils soient à l’abri de toute violation, communication ou utilisation injustifiées.

Transparence

Les renseignements sur nos politiques de confidentialités et de nos pratiques concernant la gestion des renseignements personnels seront accessibles à toute personne. Sur présentation d’une demande écrite à notre chef de la protection des renseignements personnels, nous fournirons un exemplaire des présentes politiques de confidentialité et répondrons aux questions portant sur nos pratiques à l’égard des renseignements personnels.

Accès aux renseignements personnels

Sur présentation d’une demande écrite, nous vous informerons de l’existence de renseignements personnels qui vous concernent, de l’usage qui en est fait et des tiers avec lesquels ils ont été communiqués. Nous vous permettrons aussi de les consulter, sous réserve de certaines restrictions dans la mesure permise par la loi. Vous pouvez aussi vérifier l’exactitude et l’intégralité de vos renseignements et y faire apporter des corrections, si nécessaire.

Requêtes et préoccupations

Toute requête ou préoccupation lié à nos politiques de confidentialité et de pratiques doivent se faire par écrit au chef de la protection des renseignements personnels à Cubic Health.

Les renseignements que nous recueillons

Les renseignements personnels sont des renseignements concernant un individu identifiable.

Nous utilisons des moyens honnêtes et licites pour recueillir des renseignements personnels des membres couverts par le régime. Nous ne recueillons que les renseignements qui sont pertinents et qui correspondent aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Les renseignements que nous recueillons peuvent nous provenir directement du membre couvert ou par l’intermédiaire de leur(s) représentant(s) autorisé(s), au moyen de demandes ou de formulaires, ou d’autres modes de communications – le téléphone, la poste, Internet, ou un autre moyen électronique.

Si nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet par téléphone, l’appel pourrait être enregistré ou faire l’objet d’une écoute pour les raisons suivantes :

1. consigner en dossier les renseignements d’un membre couvert du régime qui nous sont fournis
2. prendre note des directives du membre couvert ou les confirmer
3. confirmer l’identité du membre couvert
4. aider à la formation du personnel

Si un individu ne souhaite pas que leurs appels téléphoniques soient enregistrés, ils peuvent communiquer avec Cubic Health par écrit.

Ce que nous devons savoir et pourquoi nous devons le savoir

Le type de renseignements personnels que nous recueillons varie selon le service fourni.

En règle générale, en tant que tierce compagnie de cas cliniques indépendante centrée sur des demandes d’Autorisation Préalable (nouvelles et de renouvellement) pour des traitements spécialisés onéreux, l’évaluation des alternatives thérapeutiques disponible pour l’individu en particulier et des appels de réclamation des membres, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels aux fins suivantes:

1. évaluer une demande reçue liée à une demande de couverture pour un traitement spécifique et/ou un état de maladie
2. établir l’admissibilité pour un médicament donné
3. administrer adéquatement l’évaluation des demandes
4. communiquer les décisions cliniques et/ou les paramètres de couverture aux parties concernées telles que le médecin traitant ou la compagnie d’assurance

Le consentement du membre de régime couvert

Le consentement du membre de régime couvert peut être donné par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’intermédiaire d’un représentant autorisé.

Le membre peut retirer ou refuser d’accorder son consentement pour que Cubic Health puisse recueillir, utiliser et communiquer leurs renseignements personnels, à moins que la loi ou l’exécution d’un contrat en empêche le membre. Toutefois, selon les circonstances, il se peut que le retrait du consentement empêche la capacité de Cubic Health d’évaluer et de traiter toute demande de réclamation

Comment nous transmettons et détruisons vos renseignements personnels

Les renseignements personnels sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin et qui sont autorisées à y accéder.

Les renseignements personnels d’un membre couvert du régime ne sont fournis ou rendus accessibles qu’aux personnes suivantes:

1. employés, agents et représentants de Cubic Health qui ont besoin de ces renseignements dans l’exercice de leurs fonctions
2. toute personne ou tout organisme autorisé par le membre couvert (ex. médecin, pharmacie, infirmière gestionnaire de cas, etc.),
3. toute personne autorisée par la loi

Les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin sont détruits, effaces ou rendus anonymes. Des précautions nécessaires sont prises au moment de la destruction des renseignements personnels afin d’éviter que des personnes non autorisées puissent y accéder.

Engagement à protéger les renseignements personnels

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels afin qu’aucune personne non autorisée ne puisse les consulter ou les utiliser. Pour ce faire, nous prenons les mesures de sécurité matérielles, organisationnelles, et technologiques nécessaires selon la nature des renseignements à protéger. Les renseignements personnels sont donc protégés :

1. par des moyens matériels, c’est-à-dire des mesures de sécurité et des barrières physiques
2. par des moyens organisationnels, c’est-à-dire des politiques, des pratiques et des restrictions d’accès
3. par des moyens technologiques, par exemple l’utilisation de mots de passe, de processus de chiffrement, de méthodes d’authentification multi-facteurs, de coupe-feu, de logiciels antivirus et de détection d’intrusion.

Nous joindre

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ou si vous souhaitez obtenir un complément d’information sur la marche à suivre pour accéder à vos renseignements personnels ou pour les faire corriger, nous vous invitons à communiquer avec nous :

Chef de la protection des renseignements personnels Cubic Health Inc. 26 Soho Street Suite 390 Toronto, ON M5T 1Z7